Em tempos de coronavírus, distanciamento e isolamento social, o trabalho remoto deixa de ser opção e vira regra. É uma mudança grande para toda equipe, desde os desenvolvedores até o cliente. Trabalhar de casa requer uma maior responsabilidade de toda equipe, especialmente dos gestores. Pretendemos, neste texto auxiliar a todos nessa mudança de paradigma.

Como trabalhar de casa?

Para quem está migrando do trabalho convencional para o remoto, seja por novo posicionamento ou por conta da pandemia mundial, é muito importante manter a rotina e ir se adaptando com o tempo. Acordar no mesmo horário e fazer toda a rotina usual colocará sua cabeça no modo “dia útil” ao invés do modo “final de semana”.

Escolher um local de trabalho adequado é muito importante. Ele deve ser confortável, bem iluminado, ventilado e com espaço suficiente para todos os equipamentos e materiais necessários ao trabalho. Dois lugares que não devem ser usados para trabalhar: sofá e sua cama. Além deles, qualquer espaço que seja normalmente utilizado para entretenimento não é recomendado, pois leva à distração.

É importante também informar a todos em sua casa que estará trabalhando. Isolamento não é férias, e para nos mantermos produtivos devemos minimizar interferências e distrações. Desative notificações de redes sociais e mantenha sempre contato com a sua equipe de trabalho. Softwares como Microsoft Teams, Slack, Hangouts do Google, Skype, WhatsApp e Telegram ajudam a intercomunicação.

Também é recomendado criar uma lista de tarefas do dia, deve ser uma lista realizável e que não extrapole o horário de trabalho. Existem várias ferramentas online e offline para isso, desde uma agenda física, o bloco de notas no papel ou no computador, até kanbans digitais como o Trello.

Mas não se esqueça de cuidar da sua saúde. Beber bastante água e alongar de hora e hora ajudam a evitar vários problemas.

Gerenciando equipes remotas

O gerenciamento de equipes remotas, não só neste cenário vivenciado, mas também em equipes que atuam em um espaçamento geográfico diferente ao da empresa contratante, é visto como um grande desafio para as empresas e seus gestores, em relação a realização de tarefas e entregas de seus colaboradores.

Para que este desconforto seja amenizado, algumas estratégias podem ser adotadas para que o trabalho flua e traga flexibilidade às equipes deste modelo de trabalho remoto.

No gerenciamento de equipes, de qualquer modelo de trabalho, deve-se construir um relacionamento de confiança e responsabilidade entre o líder e os membros da equipe, para que o processo seja menos estressante para todos os envolvidos.

O primeiro passo para um gerenciamento de equipes remotas é o planejamento das demandas a serem executadas pelo time, com prazos menores e mais realistas para que metas de entregas sejam estabelecidas e assumidas por cada membro, além de aumentar a possibilidade de inspecionar o que está sendo realizado.

Além disso, um item muito importante é a comunicação durante todo o processo de acompanhamento das atividades, que deve ser bem transparente e com maior frequência, de preferência utilizando canais como Microsoft Teams, Hangouts do Google, WhatsApp entre outros, que garanta o histórico de todas as movimentações relacionadas a comunicação. 

Uma observação bem interessante a ser pontuada é a aproximação da equipe quando uma videoconferência é adotada como meio para se comunicar, pois o contato visual ou pelo menos parcialmente visual dá uma impressão de maior seriedade ao trabalho que pode ser identificada no modelo de trabalho presencial.

Quanto a inspeção de atividades, o ideal é que seja feito em um primeiro momento com a equipe e em segundo plano com cada membro, pelo menos uma vez por dia, visando o acompanhamento de impedimentos, prazos de entregas sendo cumpridos e horas trabalhadas, levando em consideração as particularidades dos integrantes. 

Ademais, a inspeção precisa ser registrada, para que todos os envolvidos e interessados do projeto possam recorrer sempre que necessário. Vale ressaltar ainda que o líder atua para possibilitar mobilidade e autonomia para a equipe, mas se não acompanhada, pode ocasionar o descontrole e gerar falhas no planejamento.

Promessa é dívida! Se um membro promete a entrega de uma determinada tarefa, o mesmo deve cumpri-la, a menos que tenha sido alinhado junto ao líder um novo prazo em virtude de alguma eventualidade justificada. 

Mas o que não deve ser feito? Pressionar a equipe além do necessário! A pressão com relação às entregas deve sim existir, mas a suavização da mesma pode facilitar o convívio com as equipes, bem como, o aumento na produtividade de cada um por saber exatamente a postura que deve ser adotada neste modelo de trabalho.

Scrum remoto funciona?

Scrum por si só é uma metodologia simples com foco na colaboração da equipe em produtos complexos, e é nessa simplicidade que pode ser escalada para diversas atividades. Inicialmente criada com foco no desenvolvimento de software, hoje é utilizada nos mais diversos projetos de alta complexidade, pesquisas e tecnologias avançadas.

De forma extremamente resumida: o scrum trabalha com uma lista de tarefas a ser realizada, que é refinada até estar a ponto de ser realizável. Desta lista são selecionadas tarefas em quantidade suficiente para ocupar a equipe por um período determinado e entregar algo que agregue valor ao produto existente ou parte de um produto a ser entregue no futuro. 

Essa metodologia do scrum ajuda bastante na execução e acompanhamento do trabalho remoto. Todo ciclo de trabalho começa com uma reunião de planejamento, onde a equipe (e não o gerente) decide quanto trabalho é possível ser realizado e entregue. As prioridades, ordem de realização e entrega são definidas pela gerência e, consequentemente, pelo cliente, porém a fatia a ser entregue é pela equipe. Essa reunião é normalmente longa e é nela onde todas as dúvidas devem ser esclarecidas para que as previsões de esforço sejam as mais próximas da realidade o possível.

Durante o período da Sprint, as reuniões diárias ajudam a equipe a manter a comunicação ativa, permitem a inspeção do andamento das atividades e o realinhamento de quaisquer desvios, e no final da reunião você terá um resumo do que seu time está desenvolvendo no dia. São 15 minutos de reunião – que pode ser online – que acontecem todo dia no mesmo horário com a equipe de desenvolvimento inteira.

As reuniões de revisão e retrospectiva do scrum fecham o ciclo de desenvolvimento da sprint. A primeira é onde são realizadas as últimas entregas, demonstrações de funcionalidades, protótipos e até o produto final. Nesse momento já é possível uma avaliação de quantos ciclos a mais serão necessários para a entrega total do projeto.

Na retrospectiva da sprint, a equipe pondera os pontos fortes (o que funcionou bem), os pontos fracos (o que não funcionou) e, a partir deles são pensados e propostos os pontos de melhoria para o próximo ciclo. Mas esses pontos de melhoria não se referem ao projeto ou ao produto, mas sim ao processo de desenvolvimento utilizado e como melhorar para evitar problemas anteriores e como aperfeiçoar o que tem dado resultado.

Escrito por: Diego Moura Diehl e Regianne Martins

Revisão: Sérgio Shizuo Suguino Júnior